avril, 2017

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Le desk sharing (bureau partagé) ou flex office (bureau flexible) d’aujourd’hui sont-ils l’open-space d’hier ?

Voilà le nouveau graal qui va remplacer l’open-space ! Internet nous inonde depuis quelques temps de ces nouveaux concepts comme étant la solution miracle pour une meilleure productivité et un bien-être renforcé des salariés.

L’idée est séduisante : je n’ai pas besoin que l’on me donne un bureau pour moi tout seul d’abord parce que je ne suis pas toujours là et puis qu’il y a plein d’activités dans l’entreprise qui requiert d’autres moyens qu’un bureau 160 par 80 avec un siège ergonomique et deux chaises visiteurs.

Je suis souvent en salle de réunion pour les points du codir, dans un petit box pour les tête-à-tête avec les membres de mon équipe, parfois dans l’auditorium pour les réunions mensuelles regroupant toute ma direction, à la cafeteria, au restaurant d’entreprise, à la conciergerie, dans le local reprographie, en rendez-vous à l’extérieur, que sais-je encore ? Sans oublier que je prends des congés et qu’il m’arrive parfois d’être souffrant.

L’entreprise devient une succession de lieux de travail pensés pour répondre aux spécificités de chaque tâche, individuelle ou collective. C’est simple. Et comme je ne suis pas toujours là, je n’ai plus besoin de mon bureau attitré et je m’installe là où il y a de la place le matin quand j’arrive.

J’ai bien remarqué que les trois bureaux au 2ème étage qui donnent sur le jardin sont toujours occupés quand je rentre sur le plateau vers 8h30. Quand j’écris occupés, il y a au moins toujours une veste ou un pull sur la chaise.

J’ai bien vu aussi que le directeur marketing et le directeur immobilier s’installent toujours au même poste. Eux qui sont rarement au bureau, cela m’a interpellé. Il m’a fallut un peu de temps pour comprendre que ce sont leurs assistantes qui tôt le matin déposent des dossiers sur le bureau pour le réserver.

J’ai un casier à l’entrée du plateau pour ranger mes affaires. C’est très pratique. Au bout d’un mois j’ai rapporté à la maison les deux cadres photos que j’avais de mes enfants car mes collèges se moquaient un peu de mon entêtement à les sortir tous les matins pour les poser sur mon bureau du jour.

La semaine dernière, avec la plénière, tout le monde était là. J’ai passé deux jours à travailler dans un box, une journée dans l’espace prévu pour téléphoner et quelques heures au restaurant d’entreprise. Mais c’est exceptionnel ! C’est juste parce que la direction a considéré qu’en général il n’y avait jamais plus de 65% de la totalité des salariés présents en même temps dans l’entreprise. Sauf lors des plénières une fois par trimestre !

Hier, j’ai bu un café avec Denise. Denise a 52 ans, c’est donc pour l’entreprise un dinosaure estampillé 3ème âge. Comme me disait son jeune et talentueux responsable : « à son âge, c’est normal qu’elle ne comprenne pas l’intérêt de cette réorganisation spatiale. Alors de là à ce qu’elle adhère ! ».

Pourtant en discutant avec Denise, j’ai entendu une personne plutôt engagée qui ne recule pas devant le changement. Le problème de Denise est ailleurs. Hier, par exemple, elle a compté seize changements de lieux dans la journée selon ses occupations et cela l’épuise. Elle a le sentiment que tout le temps qu’elle passe à aller d’un lieu à l’autre pourrait être utilisé à travailler ! D’autant que l’on a réaménagé les bureaux mais que l’on n’a pas rajouté d’ascenseur.

Il faut voir l’embouteillage sur les paliers à certains moments de la journée entre ceux qui vont dans les salles de réunion du 1er, ceux qui vont se détendre dans les salles de détente, lire dans les salles de lecture, échanger dans les salles de coworking, réfléchir dans les salles zen et tous ceux qui partent au restaurant d’entreprise au sous-sol (on n’a pas pu déplacer le restaurant mais on a rajouté du papier peint avec des panoramas de montagne et de plage, ça aussi ça revient bien à la mode !). C’est la mort annoncée de la salle de sport : les cages d’escaliers ont remplacés les cours de step !

Bien entendu cela ne se passe pas obligatoirement ainsi ! Ce type de nouvelle organisation peut être intelligente, créatrice de valeurs et améliorer la vie des salariés, faut-il encore qu’elle soit pensée pour l’entreprise et avec l’entreprise.

Il ne faut pas changer l’entreprise pour qu’elle rentre dans ce nouveau modèle comme on a pu le faire trop souvent avec l’open-space dans les années 90 mais bien co-construire avec elle une solution certes moderne, novatrice et audacieuse mais qui corresponde à sa culture, à ses règles, aux défis à venir, aux besoins et aux valeurs de ses membres, voir à certaines de leurs croyances. Cela demande une vraie réflexion avec des chercheurs en organisation et en aménagement (voir les remarquables travaux de Françoise Bronner sur ces thèmes).

Surtout il ne faudrait pas que l’on continue à faire croire que les salariés d’aujourd‘hui sont différents de Denise. A ce titre, on a écrit des tonnes d’absurdités sur les générations Y et Z. L ‘idée qui m’amuse le plus à ce sujet est celle du jeune Y ou Z qui n’a plus d’envie de propriété. La preuve, il ne veut plus de voiture personnelle : il partage, il loue une voiture électrique, il « blablacar » ou il prête la sienne. Il a donc tout de suite adhéré au flex office et il trouve cela génial.

Mais demandez-lui de faire la même chose avec son Mac pro ou son Iphone !

Le salarié d’aujourd’hui est un être humain et il a toujours les mêmes besoins fondamentaux. Ceux qu’Eric Berne, fondateur de l’Analyse Transactionnelle, appelle les trois soifs : soif de stimulation, soif de reconnaissance et soif de structure. Dans la réflexion sur cette nouvelle organisation, il faut intégrer ces besoins.

Notre soif de stimulation nous vient de notre enfance, du temps où l’on nous caressait, berçait, embrassait, câlinait,… nous en avons gardé un besoin vital d’être stimulé.

Etre dans une équipe que l’on retrouve tous les matins est source de stimulation pour le salarié.

Avoir la photo de ses enfants et leurs dessins devant les yeux est source de stimulation.

Comprendre l’organisation est source de stimulation. « Mais pourquoi est-on passé en flex office ? ». Il faut lui donner du sens.

Notre soif de reconnaissance vient de notre soif de stimulation. Un besoin d’être reconnu comme unique et aimable. Cette reconnaissance remplaçant nos stimulations d’enfant difficiles à concilier avec le monde de l’entreprise et le statut d’adulte.

Qu’on le veuille ou non, avoir son bureau est un signe de reconnaissance pour beaucoup de salariés.

Trouver du sens dans son rôle (sa place) dans l’entreprise est source de reconnaissance : « Je n’ai tellement pas ma place dans cette entreprise que je peux m’installer où je veux ! Va t’on simplement se rendre compte que je suis là ! ».

Enfin, les sources qui nourrissent notre soif de structure sont multiples : le contrat de travail, le règlement, l’organisation, la culture et les valeurs, le leader primal, l’emploi du temps, l’installation du service, le poste de travail, le temps de trajet,…

Avant de retirer à Denise son poste de travail et l’implantation de son service, avant de modifier son temps de trajet, il faut vérifier que les autres sources de structure sont présentes. C’est le moment de discuter avec elle des valeurs de l’entreprise, de sa culture, de son histoire.

Notre soif de structure nous pousse à structurer notre temps dans des relations plus ou moins nourrissantes (retrait, rituel, passe-temps, activité,…). Ces transactions avec les autres nourrissent nos soifs de stimulation et de reconnaissance, en recevant et en donnant des signes de reconnaissance. Nous ne pouvons pas vivre sans, qu’ils soient positifs ou négatifs, conditionnels ou inconditionnels.

Hors, passer d’une organisation classique en bureaux individuels et partagés à du flex-office bouleverse considérablement notre structuration du temps et donc le type de relations que nous allons avoir avec les autres dans la journée ce qui va chambouler notre économie des signes de reconnaissance.

Il est donc important dans ces périodes d’être particulièrement attentifs aux signes de reconnaissance que nous donnons aux autres et de s’assurer que les salariés ne sont pas déstabilisés par cette transformation de leur économie des signes de reconnaissance.

Si je dis à mes équipes : « j’ai plaisir à travailler avec vous », je donne un signe de reconnaissance positif inconditionnel et je nourris ainsi mes équipes.

Si je dis à Denise: « je te remercie de ta participation aux groupes de réflexion sur le réaménagement », je lui donne un signe de reconnaissance positif conditionnel et je nourris ainsi Denise.

C’est tout l’intérêt du management bienveillant. (Lire sur le sujet l’excellent livre du docteur Philippe Rodet).

Nous ne devons pas faire l’impasse sur cette réflexion si on veut éviter de revoir les ravages générés par la création mal maitrisée de certains open-spaces. Ces nouveaux aménagements ne peuvent pas être qu’un moyen de réduire les surfaces de bureaux. Réduction que certains adossent au télétravail comme récompense pour les salariés qui acceptent cette nouvelle organisation.

Et n’oublions pas, enfin, que s’il est nécessaire parfois de repenser l’organisation de l’entreprise pour lui donner les moyens d’être plus compétitive cela doit aussi amener les dirigeants à en profiter pour revoir la qualité du management. Le transfert de l’entreprise est le moment rêvé pour faire le point sur le niveau de ses managers.

Comme me disait récemment un salarié : « Pouvoir porter mes chemises à repasser à la conciergerie le matin, si mon manager est un c** ça ne va pas changer ma vie ! ».

Comme tout nouvel outil, soyons attentif à ce qu’il soit au service de l’homme et donc de la réussite de l’entreprise.

FC

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